بروکراسی اداری هرگز

وقتی کار مردم در پیچ‌وخم اداره‌ها گم می‌شود
یاداشت :
حمید رضا اکبری
چندی پیش دوستی را دیدم که ناراحت بود . مرا دید و شروع به گله مندی از بروکراسی اداری کرد .لذا نیاز دیدم یاداشتی تهیه کنم و برای خوانش عده ای که مردم عزیز را در چند راهی این عمل نگه می دارند بنویسم .همانطور که می دانیم همه ما دست‌کم یک بار برای انجام کاری به اداره‌ای مراجعه کرده‌ایم و کاغذبازی‌های تکراری، امضاهای متعدد و پاسخ‌هایی مانند «باید از واحد دیگری پیگیری کنید» روبه‌رو شده‌ایم. گاهی انجام کاری که می‌تواند در یک روز به پایان برسد، هفته‌ها طول می‌کشد.
این همان چیزی است که به آن بروکراسی اداری می‌گوییم؛ یعنی مجموعه‌ای از قوانین، مراحل و تشریفاتی که قرار است کارها را منظم کند، اما گاهی آن‌قدر زیاد و پیچیده می‌شود که خودش به مانع بزرگی برای مردم تبدیل می‌شود.
البته هیچ اداره‌ای بدون قانون و نظم نمی‌تواند درست کار کند. وجود مقررات لازم است تا از بی‌نظمی، تبعیض و تصمیم‌های سلیقه‌ای جلوگیری شود. اما سؤال اینجاست: آیا هر امضا، هر نامه و هر مرحله‌ای که از مردم می‌خواهیم واقعاً ضروری است؟
یکی از مشکلات مهم در بعضی از اداره‌ها این است که به‌جای حل مشکل مردم، آنها را از یک اتاق به اتاق دیگر می‌فرستند. هر کارمندی انجام کار را به واحد بعدی واگذار می‌کند و در نهایت، مراجعه‌کننده می‌ماند و خستگی یک روز رفت‌وآمد.
مشکل دیگر، درخواست مدارک تکراری است. گاهی مردم باید چندین بار اطلاعاتی را ارائه کنند که خود دستگاه‌های اداری از قبل در اختیار دارند. چرا باید وقت و هزینه مردم صرف کاری شود که امکان انجام آن در داخل همان اداره وجود دارد؟
برای بهتر شدن وضعیت ادارات، چند نکته ساده اما مهم را باید جدی بگیریم:
اول اینکه کار مردم را تا حد امکان ساده کنیم. هر مرحله اضافی که ضرورتی ندارد، باید حذف شود.
دوم اینکه هر اداره و هر کارمند باید مسئولیت کار خود را بپذیرد. مردم نباید برای پیدا کردن مسئول یک پرونده، از این اتاق به آن اتاق بروند.
سوم اینکه پاسخگویی باید جدی گرفته شود. اگر انجام کاری زمان می‌برد، باید دلیل آن به مردم گفته شود و زمان مشخصی برای رسیدگی اعلام شود.
چهارم اینکه احترام به مردم باید در اولویت باشد. مراجعه‌کننده مزاحم اداره نیست؛ او برای دریافت خدمتی مراجعه کرده که حق اوست.
پنجم اینکه نباید از قانون به‌عنوان بهانه‌ای برای انجام ندادن کارها استفاده کرد. قانون برای حل مشکلات و برقراری نظم است، نه برای متوقف کردن امور.
از سوی دیگر، مدیران نیز باید به کارکنان خود اعتماد کنند و اختیار لازم را برای انجام مسئولیت‌هایشان در اختیار آنها قرار دهند. وقتی همه تصمیم‌ها باید از چندین مرحله عبور کند، طبیعی است که کارها کند و مردم ناراضی شوند.
امروز مردم بیش از هر چیز به اداره‌هایی نیاز دارند که کارشان را سریع، درست و محترمانه انجام دهند. پیشرفت یک نظام اداری را نباید با تعداد بخشنامه‌ها، نامه‌ها و جلسات آن سنجید؛ بلکه باید دید چقدر از مشکلات مردم را حل کرده است.
نباید فراموش کنیم که فلسفه وجودی اداره‌ها، خدمت به مردم است، نه اینکه مردم برای انجام ساده‌ترین کارهای خود گرفتار راهروها و میزهای اداری شوند.
اداره خوب، اداره‌ای نیست که مردم را بیشتر معطل کند؛ اداره خوب جایی است که مردم با آرامش وارد شوند، کارشان را انجام دهند و با رضایت بیرون بیایند.
شاید وقت آن رسیده باشد که به‌جای افزودن بر مراحل اداری، کمی از این مراحل کم کنیم و به‌جای پیچیده‌تر کردن کارها، انجام آنها را برای مردم آسان‌تر سازیم. انشالله